Mise en lumière des indispensables discrets

Nous vous présentons régulièrement nos projets, leur contenu, leur évolution, leurs impacts. Nous évoquons parfois nos problèmes de financement et nos discussions avec les bailleurs. Nous ne vous avons pratiquement jamais parlé de ces femmes et hommes de l’ombre qui oeuvrent quotidiennement à la gestion administrative et financière de nos actions et de la structure. Les lignes qui suivent tentent de réparer cette injustice en partageant avec vous une part de leur quotidien.

Contrôle et justification

En 2019, c’est près de 4.500 opérations qui auront été enregistrées par les membres de la cellule administrative et financière – communément appelée CAF – dans le système comptable d’ULB-Coopération. Pour certaines opérations, la charge de travail associée est relativement légère. Un état de besoin, une recherche de prix, l’autorisation d’achat, le payement, l’enregistrement et le classement de la facture et des pièces justificatives. Tout cela semble facile. Pour les dépenses comprises entre 250 € et 5.000 € – et il y en a beaucoup – les choses se compliquent un peu. Un dossier regroupant 3 offres de prix doit être constitué et nous devons pouvoir prouver que nous avons tenu compte du meilleur rapport qualité/ prix. Pour les dépenses supérieures à 5.000 €, c’est beaucoup plus lourd. Une procédure de passation de marché doit être initiée. Un dossier avec les spécifications précises des produits recherchés est élaboré. En fonction des procédures des bailleurs, il est transmis à minimum 3 fournisseurs que nous avons identifiés (on parle alors d’appel d’offre restreint) ou il doit être ouvert à tous et publié sur différents sites spécialisés. Les offres reçues sont ouvertes en public, selon une procédure clairement définie et un comité, identifié à l’avance, est chargé du dépouillement et de l’attribution du marché. Ces processus, pour respecter toutes les étapes et les délais imposés par les règlements des bailleurs, peuvent prendre de 3 à 9 mois. Lorsque les dépenses sont effectuées par nos partenaires, les agents d’ULB-Coopération se transforment en auditeurs et vérifient que ces mêmes procédures sont bien respectées. L’exercice peut s’avérer compliqué pour des structures peu habituées à subir des contrôles extérieurs.

En 2019, nos collègues ont accueilli 4 équipes d’auditeurs indépendants mandatés par les bailleurs. À chaque fois, c’est l’éligibilité des pièces comptables qui est contrôlée. Grâce au bon travail préalable décrit dans le paragraphe précédent, aucune pièce n’a été rejetée. Et pourtant, le moindre détail compte. Par exemple, pour qu’une dépense de billet d’avion soit acceptée, il faut que celui-ci ait été acheté dans une agence sélectionnée sur base d’un appel d’offre (valable 3 ans), et que nous puissions fournir les pièces justificatives suivantes : la facture de l’agence, la preuve de payement de la facture, les cartes d’embarquement aller et retour, les termes de référence de la mission, le rapport de la mission ainsi que la fiche de présence sur le terrain signée par la personne en mission et la personne responsable de la mission sur le terrain. Un de ces éléments est absent et la dépense est refusée ; elle ne sera pas remboursée par le bailleur.

En 2019, c’est encore 16 rapports d’avancement des projets qui ont été élaborés et remis aux différents bailleurs. Ces rapports contiennent toujours une partie financière qui présente la liste des dépenses de l’année (avec les pièces justificatives) ainsi qu’un état de l’avancement global du projet par rapport au budget initial, présenté sous la forme d’un ou plusieurs tableaux de synthèse. Au moment d’écrire ces lignes, nous n’avons pas encore reçu la validation par les bailleurs de tous ces rapports mais, le même exercice effectué en 2018 s’est déroulé sans problème et a montré, une fois encore, le sérieux et la qualité du travail effectué.

Budgétisation et suivi budgétaire

Outre ce travail de contrôle et de justification, les membres de la CAF appuient régulièrement les chargé·e·s de projet pour élaborer les budgets des actions et les transcrire dans les différents modèles imposés par les bailleurs de fonds. Ils les accompagnent également tout au long du déroulement du projet, pour assurer le suivi budgétaire, élaborer les plans de dépenses à venir et vérifier que les décaissements se font selon le rythme prévu.

Appui administratif

Outre son siège principal à Bruxelles, ULB-Coopération dispose de 3 autres bureaux, à Ouagadougou (Burkina Faso), à Kinshasa et à Goma (RDC). Ces 4 implantations imposent des exigences administratives importantes et variées : reconnaissance et enregistrement de la structure dans le pays hôte, déclarations obligatoires (des revenus, des budgets, du personnel, des activités), contrôles de comptes, gestion des ressources humaines, préparation et accompagnement des missions d’expertise… Les membres de la CAF consacrent une part importante de leur temps pour assurer ces tâches indispensables et parfois difficiles face à des administrations peu collaborantes pour que nos équipes puissent réaliser leur travail en toute légalité.

Coordination des équipes

Malgré la distance, malgré les différences culturelles, une même et bonne compréhension des méthodes et des procédures est un enjeu extrêmement important pour garantir la cohérence du travail et des équipes administratives de la structure. C’est dans cette optique que les principaux cadres de la CAF se sont réunis à Bruxelles pour deux semaines de travail intense durant le mois d’octobre. Au menu, vérification des outils de travail de budgétisation, amélioration du suivi comptable, gestion de la caisse, évaluation de points de politique et de réglementation sur la gestion de ressources humaines, processus de vérification des pièces. Tous ces éléments ont été discutés, les pratiques comparées, des conclusions tirées et les procédures adaptées. La cohésion d’équipe et les délicats processus de communication ont été envisagés, joués, débriefés.

Pour certains membres, cette mission était l’occasion d’une première sortie hors du continent africain. Quelques moments ont été proposés pour alléger le rythme de travail en favorisant rencontres et découvertes. L’architecture urbaine, les bâtiments historiques, le rythme de vie et l’organisation générale des villes ont suscité l’étonnement de nos collègues. Le climat belge a été source de surprise et d’inconfort. L’open space du bureau et sa convivialité, la hiérarchisation moins prégnante des relations, la mobilité douce adoptée par beaucoup et d’autres us et coutumes ont été largement commentés ! Incontestablement, le manque de communication entre les personnes dans la rue ou dans les transports en commun a marqué les esprits !

Forte de cette cohésion d’équipe ravivée, enrichie de découvertes réciproques, chaque personne a rejoint son bureau, pour reprendre les tâches quotidiennes promettant de poursuivre nos efforts de cohérence et de collaboration.
Rendez-vous a déjà été pris pour l’année prochaine. Serge a invité tous ses collègues à Ouagadougou !